Jelenlegi hely

Az email archiválás előnyei

Az email nem csupán az egyik legfontosabb kommunikációs eszköz, hanem a vállalat óriási, rendszerezetlen üzleti tudástára is egyben. A hatékony email kezelés, archiválás és rendszerezés fontos előnyt jelent az üzleti élet számos területén.

Üzleti érvek

Nincs több elveszített email !!!

Véletlen és szándékos levéltörlés, szerverösszeomlás és megsérült PST fájlok fontos adatok elveszítéséhez vezethetnek. Sokan ráadásul a teljes levelezésüket letörlik, amikor elhagyják a céget. A Trinity-MailSzéf teljesen megszünteti az adatvesztés kockázatát.

Villámgyors keresés és rendszerezés

A teljes üzleti levelezésben való villámgyors keresés sokkal gyorsabbá teszi a munkát: bármelyik csatolmány, szerződés, telefonszám vagy megrendelés várakozás nélkül előkeríthető. A keresés több postafiókban, vagy akár a teljes archívumban is történhet.

Csökkentse az IT költségeket

A túlterhelt, lelassuló levelezőszerver és kliensek miatt ne új hardvert vásároljon, hanem tehermentesítse a levelezőrendszert a Trinity-MailSzéf segítségével. Az archiváló használata véglegesen lecsökkenti a szükséges tárhelyet, és a levelezés bárhonnan villámgyorsan elérhetővé és kereshetővé válik.

Függetlenség és biztonság

Sok vállalat a felhőben és más szolgáltatóknál tartja az üzleti levelezést, így teljes mértékben kiszolgáltatja magát a másik félnek. Létfontosságú adatairól készítsen házon belül tárolt másolatot, ami hosszú távon garantálja függetlenségét, adatai biztonságát és segít átvészelni a leállásokat és hálózati fennakadásokat.


Jogi szempontból

Döntő bizonyíték minden ügyben

Ügyfélpanasz? Bírósági per? Adóellenőrzés? Email archiváló használatával nem jelent problémát pár kattintással elővenni az évekkel ezelőtti teljes levelezést és bizonyítani igazunkat. A Trinity-MailSzéf által archivált, digitálisan aláírt és utólagos módosítás ellen biztosított leveleket mindenhol teljes értékű bizonyítéknak tekintik.

A Trinity-MailSzéf használatával könnyen megfelelhet a törvényi és iparági adatkezelési előírásoknak, legyen szó ISO-minősítésről, Basel egyezményről, eDiscovery feladatokról vagy más szabályozásról.

Kis méretű cégek, vállalkozások tipikusan sokkal jobban ki vannak téve a veszélyeknek, mint a nagyvállalatok külön jogi osztályai, ezért számukra külön iparági előírásoktól függetlenül is valódi, azonnali jogi biztonságot ad a Trinity-MailSzéf használata.


Technikai előnyök

Tartósan tehermentesíti a levelezőszervert

Egyik levelezőszervert sem korlátlan méretű postafiókok kezelésére tervezték. Az archiváló használata biztosítja, hogy a postafiókokban mindig csak az aktuális levelezés maradjon, így mindig optimális méretűek maradnak az adatfájlok és folyamatosan, évek múlva is gyors marad a levelezőszerver.

Gyorsabb biztonsági mentés és visszaállítás

Az optimális, mindig alacsony méretű levelezőszerver lerövidíti a biztonsági mentés idejét és tárhelyszükségletét. A katasztrófa utáni visszaállítás is sokkal gyorsabban történet, ha a postafiókok csak töredékét, vagy még annyit sem kell visszaállítani, hiszen az összes levél továbbra is kényelmesen elérhető az archívumban.

Szüntesse meg a különálló PST fájlokat

A manuálisan, különálló Outlook PST adatfájlokban tárolt levelezés sok rendszergazda rémálma: elveszik, megsérül, a keresés pedig lehetetlen a sok PST fájlban. Egyszer és mindenkorra megszüntetheti ezt a különálló levéltárolást, a Trinity-MailSzéf minden emailt az új vállalati levéltárban rendszerez.

Központi, centralizált levéltárolás

A Trinity-MailSzéf használatával a különálló gépeken, laptopokon, felhőben és különböző szolgáltatóknál tárolt üzleti leveleket egyetlen email archívumban egyesítheti. Az új vállalati levéltárban akár az összes fiókban egyszerre kereshet, és ügyfelenként, projektenként, vagy akár csatolmány-típusonként is rendszerezhető a teljes levelezés.

Szabadítson fel tárhelyet

A levelezőszervert nagy tárhelyhasználattal járó gyors hozzáférésre, az archiválót pedig hosszú távú, kompakt tárolásra tervezik. A Trinity-MailSzéf minden levelet tömörítve és de-duplikálva tárol, vagyis az ismétlődő csatolmányok, hírlevelek csak egyszer kerülnek tárolásra. Így akár harmadára, negyedére csökkenthető a levelezőszerver helyfoglalása, és rögtön értékes tárhely szabadul fel.

Szüntesse meg a postafiók korlátokat

A Trinity-MailSzéf használatával nincsen több méretkorlát: a felhasználók egyformán korlátlan postafiókot használhatnak. Nem kell többet manuálisan kiválogatni és törölni a kevésbé fontosnak gondolt leveleket, vagy külön elmenteni a nagy csatolmányokat. A Trinity-MailSzéf minden levelet megbízhatóan, korlátlan méretben tárol és bármikor újra a felhasználó rendelkezésére biztosítja.

Visszaállítás egyetlen kattintással

Az elveszített, véletlenül törölt emailek visszakeresése esetén nem kell többet a rendszergazdának elővenni a biztonsági mentést, és időigényesen, manuálisan megkeresni a szükséges adatfájlokat és a keresett emaileket. Bármelyik felhasználó önállóan, egyetlen kattintással visszaállíthatja az eredeti levelet a postafiókba, akár évekkel később is.

Elérhető levelezés szerverhibák idején is

Ha a levelezőszerver hardverhiba, szoftverfrissítés, karbantartás vagy hálózati problémák miatt nem elérhető, az archiváló ekkor is zavartalanul biztosítja a folyamatos hozzáférést a fontos üzleti levelekhez. Így a levelezőszerver karbantartása minimális fennakadással történhet, a levelezés pedig sokkal megbízhatóbb lesz, mint Trinity-MailSzéf nélkül.